世界上最优秀的领导者如何管理好自己的时间？

为你的时间设定一个上限，你就会明白什么更重要。

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我们都知道，CEO的工作量非常大。 正如全球运动服装公司阿迪达斯的领导者卡斯珀·罗斯特德（ ）所说：“首席执行官工作的一个重要部分就是处理未解决的问题。” 斯坦福大学经济学教授尼古拉斯将其职业生涯的大部分时间都花在研究首席执行官的有效性上。“坦率地说，这是一项可怕的工作，”布鲁姆说。 “我不想当首席执行官。大公司的首席执行官每周工作数百小时。这份工作会让你筋疲力尽。” 当然，你的生活、你的周末，你头上的压力是巨大的，但你的整个生命都处于危险之中。”

那么，领导者如何明智地管理时间和精力呢？

为了揭示杰出领导者的共同思维和行动，麦肯锡三位全球高级合伙人 Dewar、Scott 和 共同推出了“杰出领导者思维模型”，这是对杰出领导者的第一个系统的方法论总结。做。

卡罗琳·杜瓦尔、斯科特·凯勒、维克拉姆·马尔霍特拉

《优秀领导者思维模型》

《杰出领导者的心智模型》基于麦肯锡卓越首席执行官中心多年的研究和数据库。 它从2400多家上市公司CEO中选出了最优秀的66人，并进行了长达数小时的深度采访，其中包括来自摩根大通的杰米。 · 微软的戴蒙、桑达尔·皮查伊、微软的萨蒂亚·纳德拉、的里德·黑斯廷斯、索尼的平井一夫、通用汽车的玛丽·巴拉和雀巢的鲍比·达等人。 当谈到领导者如何管理他们的时间和精力时，世界上最成功和最有影响力的公司和组织的领导者——他们的领导者会告诉你。

一杯500毫升的水有多重？ 答案可能是不言而喻的。 只要拿起一杯水，你就可以估计它的重量。 如果持续一个小时怎么办？ 您的手臂可能会酸痛，感觉超出其重量。 如果持续一整天怎么办？ 您可能需要被救护车带走。 所以我们可以得出结论，你感受到的重量并不取决于水本身，而是取决于你盛水的时间。

同样的原则也适用于大多数人类活动。 例如，健身的关键是能量消耗和身体恢复之间的循环。 研究表明，在网球比赛的两次发球之间，优秀球员会使用精确的恢复方法来显着降低心率，最高可达 15% 至 20%。 有史以来最伟大的高尔夫球手之一杰克·尼克劳斯在《高尔夫文摘》中写道：“我开发了一种养生法，可以让我从注意力的巅峰状态转到放松的最低点，然后在需要时回到最高点。 ” 当达·芬奇被要求花更多时间创作《最后的晚餐》时，他毫不谦虚地回答：“最伟大的天才。 你做得越少，你完成的事情就越多。”

伟大的领导者知道这同样适用于他们。 正如 的布拉德·史密斯 (Brad Smith) 分享的那样：“我的高管教练总是说，‘没有人能做到这一切，你也无法做到这一切。无论你认为通过努力工作可以完成多少工作，工作永远都不会完成。 ’”这不会发生。 ’”辛辛那提儿童医院的迈克尔·费舍尔（ ）对此表示同意：“如果我不能照顾自己并始终感到舒适，我不可能在这个职位上待 10 年。 “我认为，当你在某件事上花费太多时间时，回报就会递减，”阿迪达斯的罗斯特德说。 “作为CEO，很容易介入与你无关的事情。但如果你给自己的时间设定一个上限。” ，你就会明白什么更重要。”

在实际工作中，罗斯特德将这套时间管理理念转化为清晰有序的模型。 他经常在下午 6 点离开办公室，以确保有时间跑步和锻炼以保持健康。 他还喜欢滑雪。 周末，他坚持与妻子和四个孩子共度时光。 “并不是我不喜欢我的同事，”他说，“而是我不想和一些人一起去烧烤，而忽略了另一些人。” 这让他既能保持老板的客观态度，又不偏不倚：“团队里是有分歧的。我认为对待某些人是非常不合适的，这会造成两个人为的‘阵营’。”他还拒绝一些人的招待。除非有明确的商业原因，否则首席执行官们“如果我被邀请参加奥斯卡颁奖典礼，我不会去，”他说，“我对此不感兴趣。”

为了确保时间只花在优先事项上，他通常至少提前三个月计划一切，但也能灵活应对紧急情况。 他每天下班前都会确保把电子邮件看完，这样问题就不会堆积起来。 他会公平、科学地确定工作的优先顺序。 只要公司各级管理者工作好，计划明确，他认为没必要在他们身上花费太多时间，最好把时间用在更有价值的地方。 “只要他们做好自己的工作，我就不会干涉他们，”他说。

罗斯特德遵循的模型效果非常好。 在他执掌汉高的八年里，该公司的股价上涨了两倍。 到了阿迪达斯之后，这种模式依然有效。 在他的头三年里，股东回报翻了一番，他本人也跻身《财富》杂志“年度商业人物”榜单。 虽然罗斯特德的方法并不适合所有人，但通过观察优秀领导者如何控制自己的时间和精力，我们发现了四个共性。

放松心情，在正确的地方度过时光

善于划分，明确公共生活和私人生活的界限

积蓄能量，适时给自己充电

用好助手，打造专门的支持团队

有一种方法可以放松

把时间花在正确的地方

伟大的领导者在如何利用时间方面非常有条理。 正如万事达卡首席执行官彭安琪所说：“时间是最宝贵的资源，而且是有限的。坦白说，担任首席执行官的头两年确实很困难。我在时间管理方面遇到了困难。一开始很糟糕，因为我在沟通、社交和领导层变动方面非常亲力亲为，我正忙于寻找能够与我建立新关系并向我传达信息的人。” 他讲述了如果生活失去控制会是什么样子：“我也旅行，但很难放松和入睡，晚上11点我回到亚洲的酒店房间，有数百封来自美国的电子邮件在等待。我向团队承诺，我会在 24 小时内回复每封电子邮件和每一个电话。”

为了控制自己的日程安排，在不同的业务优先级之间取得平衡，在会议之间腾出时间思考，尤其是出差时，彭安杰在日历上标注了不同的颜色，出差、客户、督导人员、内务等分别对应分别有不同的颜色。 “看一眼我的日历，我就能立即知道我是否把时间花在了正确的地方，”他分享道。 “我的幕僚长的工作之一就是确保我的会议日程平衡且有条理。”

为了跟上繁忙的日程和工作需求，一些领导者采用列清单等传统做法。 “直到今天，我仍然手工写下我的季度目标，比如我需要做什么，也许只是找到一位高管，”艺康的道格·贝克 (Doug Baker) 说。 “我的目​​标来自公司的年度目标，基本上是为了实现战略需要做什么。 这是我对自己负责的方式。” 贝克会在他的目标清单旁边打上不同的标记：星星代表他正在做的事情，圆圈代表即将完成的事情，十字代表已经完成的事情。 “当然这是比较初级的，但在很多目标还没有启动的时候，我就对自己说，走出这扇门之前，必须完成三件事。”

Check Point 的吉尔·舍伍德 (Jill ) 将待办事项列表分为三类：第一类是只需要进行细微调整或改进的项目；第三类是只需要进行细微调整或改进的项目。 第二，仍然需要付出巨大努力的更大问题； 最后，旨在推动业务朝着正确方向发展的项目。 朝着正确方向迈出的大胆一步。 舍伍德解释道：“如果你每天所做的一切都属于第一类，即微不足道的事情，那么要么意味着一切进展顺利，要么意味着公司不需要你，或者没有为公司增加足够的价值。”

尽管领导者的日程安排很紧，但他们也看重灵活性。 一位领导者说：“我每个月都会审查我的日程安排，以确保我正在做实现目标所必需的事情。同时，你必须明白，领导者的工作每天都是不同的，每天都会发生各种各样的事情”。 从天而降。 如果没有框架，你就会被眼前的危机或不必要的事情压垮。 如果把握不了节奏，一切就只能自己亲力亲为。 但如果你收到通知，‘我们希望你下周能来白宫。 一次旅行”，这意味着您必须快速行动并把事情整理好。

一些伟大的领导者在他们的日程安排中留出了足够的空白。 Group 的 Alain 为非结构化时间设定了一个目标：“我实际上喜欢有 70% 的时间是空闲的，这让我能够思考、反思，并有时间处理紧急情况。 做到这一点并不容易，但我不会放弃！” 他继续说道，“如果我变得多余，即使我不在场，大多数事情也会按照我想要的方式进行。 如果我们做得好，那么我作为一名领导者就会取得成功，这表明我们培养了组织蓬勃发展所需的力量、大脑和肌肉。”

领导要做的事情太多了，工作机制有效运行的前提是要学会掌握说“不”的时机和技巧。 的 解释了他的理念：“对我来说，重要的是不要把一整天的时间都花在公司上。 我不认为这能成为一个伟大的领导者。 你需要保持平衡的生活并保持良好的健康，因为领导者的工作很累、很费时间，而且对身心都有挑战性。”为了实现这种平衡，他说，“当有人做事时，你必须学会​​说不。 。 当我打电话说“我想邀请你做主题演讲”或者“你想参加这个团队建设吗”或者“我们一起吃晚饭吧”时，你一开始会不好意思拒绝，因为每个人是那么的友好。 ，但你必须学会​​如何礼貌地拒绝，关键是让自己尽可能高效地完成那些你接受邀请的事情。”

西太平洋银行的盖尔·凯利分享了她关于如何管理耗时的外部事件的终极建议：“当我必须参加公司晚宴时，我要求自己绕过每张桌子或餐厅，到时候我就会离开。” 她的团队已经训练有素，要么催她去见下一批人，要么帮她悄悄离开。 “第二天又是忙碌的一天，我知道我必须保存体力，”凯利说。 “我要求自己上车回家。”

时间管理很重要，但也比较机械。 管理你的精神状态和情绪对于有效利用你的时间至关重要，要做到这一点，你必须善于划分。

善于差异化

在公共生活和私人生活之间划清界限

在心理学中，“活在当下”对于保持良好的状态至关重要。 具体来说，就是一个人不太专注于过去和未来，也不会被其他事情分心，而是当下最好的自己。 简而言之，正如高德玛的弗莱明·奥恩科夫所说：“人在哪里，心就必须在哪里，而头脑就不能缺席。” 领导要做的事情太多了，从情感上来说，这份工作最具挑战性的就是一个又一个地参加会议，不让上一次会议发生的事情影响和毁掉下一次会议。

美国银行的理查德·戴维斯进一步解释了这个概念：“分立是必要的。 如果你带着所有的包袱去开会，如果一天的负担压在你身上，如果每个人都觉得你下班了，如果你比刚来上班时更严厉、更易怒，这意味着你不适合工作。不知道如何区分。 你必须接受一切事物的本来面目，隔离它，管理它； 隔离并再次管理。 归根结底，伟大的领导者。 你应该做到无事不怠，让大家看到你总是专注、有条理。”

充分活在当下也适用于家庭生活。 鉴于这份工作可能对家庭产生巨大影响，划分是至关重要的。 正如怡安集团的格雷格·凯斯所说：“这个职位对家庭的影响比你想象的要大，因为很多事情都会被公开。人们有时对你的看法不太积极。” 通用磨坊公司的肯·鲍威尔讲述了他自己的经历：“我的女儿们对你出现在报纸上、你的工资被公开，或者当你搞砸时被告知该怎么做，既不兴奋也不高兴。 孩子们可能很难适应这一点。 这是一次不愉快的经历，如果你有伴侣，你需要和你的伴侣好好谈谈。 就我而言，我和妻子达成共识，‘没办法，有好有坏’。”

卡特彼勒 () 的吉姆·欧文斯 (Jim Owens) 谈到了他如何在公共生活和私人生活之间划清界限：“我会将生活与工作分开。 具体来说，我可能会带着装满东西的公文包走出办公室，把它扔到汽车后座，然后回到家时切换到家庭模式。” 万事达卡的彭安杰也采取了类似的方法：“下班后我会散步。 回家。 不是为了健身，而是为了“排毒”并抛开工作。 当我回到家时，我感到很放松。”

有一些方法可以避免在家时被非紧急工作打扰。 杜邦公司的蒲瑞廷大多数周末选择在家工作，因为“这是减压和思考更重要事情的好时机。” 他也会采取一些措施，避免家庭生活被工作占据。 “我不好意思承认这一点，但团队知道，而且我不会隐瞒，我的主要技巧是在不使用手机的情况下检查电子邮件。 如果有紧急情况，他们会直接给我打电话。 因此，如果我周六晚上出去吃饭，我不会一直看手机以查看新信息。”

伟大的领导者努力不让他们的假期时间被打扰。 万事达卡的彭安杰分享了他的做法：“在度假期间，我的下属知道我每天只会收发两次电子邮件。 有一次是早上7点30分左右，家里没人理我。 还有一次是下午四点左右，大家都在泳池边喝了几杯小憩，没有人注意我。 我妻子把电脑锁在保险箱里并设置了密码。 如果我想使用它，我必须让她打开保险箱，把电脑放进去，还给我！”

Peter 谈到壳牌的休假时间时表示，执行团队成员经常选择在不同时间休假，以便有人可以承担工作。 有一年，他们决定让高管同时休假，工作只能交给下属。 “你知道发生了什么吗？我的电子邮件数量下降了，其他人的电子邮件数量也下降了，”沃瑟分享道。 “没有比这更好的了。我们让我们的人走了，他们做得很好。只要不是危机，他们一般不会打电话来。”

划分还包括阻止媒体或华尔街的指控。 当凯登电子的陈立武首次被任命为首席执行官时，社交媒体上有很多议论称他不是合适的人选。 由于陈立武是一位成功的风险投资家，有人猜测他会卖掉公司，然后携款逃跑。 一些人质疑他对公司核心芯片设计软件业务缺乏真正的了解。 “我有点沮丧，”他回忆道。 “我最小的儿子坐在办公室里，他读到了一些关于我的评论。 然后他给了我一些很好的建议：‘爸爸，做好你的工作就可以了。 好吧，别再读那个了。 “事实证明这是有史以来最好的建议。 我不再阅读人们对我的评价。

积累能量

在对的时间给自己充电

能源管理领域的顶尖研究人员长期以来一直断言，能源管理与时间管理同样重要，而且前者能带来更大的回报。 正如百思买的休伯特·乔利指出的那样：“物理学告诉我们，能量（能量）是守恒的。但这不适用于人，因为人的能量是无穷无尽的。”

伟大的领导者知道什么会产生能量，什么会耗尽能量，他们会努力避免跌入谷底，避免在漫长的一天工作后感到疲惫和沮丧。 的布拉德·史密斯 (Brad Smith) 谈到了他如何保持精力：“你要评估的第一件事是一天中的高峰和低谷是什么，你的恢复时间是多少。我喜欢早起，在早上开会。下午我可能会有点呆滞，所以我把最重要、最具战略意义的会议安排在早上。”

“每个人的方法都不同，” 的 说道。 “如果你开始表现出不知所措的迹象，请休息一下，因为过度疲劳或反应过度会损害你的身体和声誉。” 太平洋银行的盖尔·凯利在她的日历上的会议之间留出了“空白”。 “我必须全力以赴，尽力做好每一项任务。为此，我们在会议之间留出 10 到 15 分钟的时间来放松。” 凯利还表示，应该在工作日安排时间。 离开办公室。 “这并不意味着停止工作，但我会出去，”她分享道，“比如和家人一起吃晚饭，喘口气，或者出去散步以保持精神焕发。”

一些领导者通过与员工互动来增强活力。 解释道：“对我来说，与员工互动是一种很大的提升。我会走进一家有 5,000 人的大自助餐厅，走到某个桌子前开始聊天，‘嘿，你在哪个部门？’ 你负责哪部分工作？”安联的奥利弗·贝特也从与员工的互动中获得能量，但他指出，互动不仅仅有一个结果； 有些产生能量，有些刺激思考，但另一些则浪费能量。 “我正在努力寻找能够带来能量的人，我宁愿与这些人互动，”他说。

除了在工作日管理自己的精力外，伟大的领导者还会寻找工作之外的充电方式。

正如史蒂夫·塔平（Steve Tapin）在他的《首席执行官的秘密》一书中所说，“首席执行官的主要负面情绪包括沮丧、失望、愤怒和不知所措。” 当这些情绪持续太久时，CEO很可能会崩溃。 。 就像在体育运动中一样，打破这条链条的关键是确保高强度训练中穿插着“恢复期”（帮助运动员恢复的低强度活动）。

一位领导人描述了她的康复方法：“你必须具备一些基本要素，包括健康的饮食、充足的睡眠和适当的健身。 几年前，有人称首席执行官为“企业运动员”。 从这个角度来看，你必须照顾好自己，你必须为家人腾出时间。 我提前计划假期并与家人共度时光。 你必须为自己腾出时间，”桑坦德银行的安娜·博廷说。 日程安排，包括首先确保睡眠和弹钢琴的时间。 “我戴着智能手环来监控我的饮食、睡眠和健身情况，”她说。 “有些朋友觉得我有点无聊，我不这么认为，我只是比较自律而已。”

伟大的领导者明白恢复期对其他人也很重要。 的 Brad Smith 举了一个例子：“有人周末给我发了一份 15 页的幻灯片让我看。我回答说，‘我周一会告诉你我的想法。’” 我的想法是给他们和他们的家人时间充电，让我成为工作与生活平衡的榜样。”

阿特拉斯·科普柯的Lenny Ledon也提到，如果有人愿意加班，那没问题。 “作为首席执行官，你必须具有创造力，并鼓励营造一种氛围，让每个人都能发挥最佳状态并与生活保持平衡，但这种平衡对每个人来说都是不同的。 有些人喜欢在周末处于最佳状态充电和放松，有些人喜欢踢足球，有些人喜欢看电影，但有些人可能更喜欢工作，如果他们能在工作中放松一下也没关系，也许会有帮助他们减轻了一些家庭压力。 我很高兴地接受这些差异。 通过强迫每个人都一样，组织更有可能成功。”

这些恢复能量的做法虽然比较明确，但实施起来却并不容易。 乐高的袁伟坦言：“当时我不知道自己能不能成功，所以我全力以赴。前五年，我的健康状况非常不好。一次体检时，医生说我的身体状况就像65岁的时候一样，但我还不到40岁，然后我就开始有意识地改变。”

微软的萨蒂亚·纳德拉 (Satya ) 回忆道：“高管们全天候 (24/7) 待命，有时我确实发现很难平衡工作和生活。” 他指出，“我尝试将工作和生活重新定义为‘和谐’，而不是‘平衡’，因为当谈到‘平衡’时，我感觉很糟糕，因为工作和生活之间没有平衡。最终，我希望回顾过去，我可以这么说，一路走来，我并没有闲着，无论是在微软还是在外面，我都向很多人学习，建立了良好的人脉。”

善用助手

建立专门的支持团队

为了实现纳德拉所描述的那样，领导者必须拥有可供调遣的优秀士兵。 对杰出领导者的独家支持必须包括一到两名才华横溢的专职行政助理，负责管理差旅和活动日程并处理相关后勤事务。 助理的工作是帮助领导者管理时间，让他们专注于优先事项，并在他们的日程安排中安排必要的恢复时间，以帮助他们充电。

对于即将晋升CEO的高管来说，拥有一名全职行政助理是标配，但这个职位确实给了他们更多的自由。 “担任首席执行官的好处之一是你可以控制公司的日程安排，”通用电气的拉里·卡尔普解释道。 “我一直热衷于时间管理。” 他甚至给孩子学校的体育主任打电话。 目的是提前得到比赛日程。 当他的女儿为学校打垒球时，“你会看到看台上的父亲大声欢呼，”他说。

一种相对较新的方法是，许多领导者会增加一名办公室主任来帮助他们管理复杂的工作。 许多领导者最初认为没有必要，但在感受到工作的重量后改变了主意。 的布拉德·史密斯分享了他的经历：“我只有一​​名行政助理，没有办公室主任。我最终雇用了一名，它改变了一切。办公室主任帮助我成倍地提高了我的领导能力，这个角色是一个变化代理，帮助您推动转型并找到以有意义的方式推进和实施您的议程的方法。”

有时，首席执行官接管了一个“臃肿”的办公室，并且不得不缩小规模。

万事达卡彭安杰上任时，CEO办公室有11人，外加3名秘书。 他只保留了一名参谋长和两名助理。 彭安杰简单地总结了办公室经理的工作：“确保我不会搞砸。” 为了完成这项任务，他的电子邮件、日历和其他确保效率的东西都与其他人共享。 “我与办公室经理分享一切，”庞说。 “我们之间没有界限。 如果我必须旅行，如果可能的话，我希望他们跟我一起去。 他们和我一起开会，提醒我需要担心的事情，并帮助我解决问题。 管理好各个方面，让我成为一个更好的CEO。”彭安杰继续说道：“最好的办公室经理总是能猜到你在想什么，他们会给你全力支持。 你能看到你看不到的东西，因为很多时候，你有太多的东西需要记住。 过去10年，如果没有办公室经理，就没有今天的我。”

彭安杰每隔一年半到两年轮换一次办公室主任。 他的选择标准是：有潜力、有兴趣开始新职业并能从这一宝贵的学习和指导机会中受益的人。 “我会尽力提供支持，”他说。 新鲜血液的轮换还有另一个好处。 因为当办公室主任被赋予重要职责时，他们很可能获得权力，而轮换新人可以减少这种风险。

我们采访的大多数CEO都采取了定期轮换的做法。 但也有一些领导人选择让有能力的人长期担任幕僚长。 例如，在辛辛那提儿童医院，迈克尔·费舍尔 ( ) 授权其幕僚长负责许多任务，从准备战略报告到推动组织变革。 “她在这里工作了很长时间，是一位出色的合作伙伴，聪明、诚实、有出色的判断力，而且不咄咄逼人，”他分享道。 “她会评判我遇到的每一个‘球’，而且她总是在球上。 在会议之间巧妙地推动事情的进展。 在一小时的会议中，我可以处理 8 个不同的主题并确保它们全部顺利推进，而无需安排 8 个不同的会议。 她还协调公司最重要的转型工作。 她担任董事会联络人并准备与绩效领导小组的日常会议，她还领导我们的营销和传播部门。”

怡安公司 (Aon) 的格雷格·凯斯 (Greg Keys) 为幕僚长增加了一个新角色：“当人们对管理团队的决策不满意时，她就是一个安全阀。 人们可以向她提出疑虑，她会整理他们向我们报告的内容。” “我。” 杜克能源公司的 Lynne Goode 补充了两点：“幕僚长帮我分担了很多社区工作，并给了我行业和社区委员会的大力支持。至于市政厅会议的各种议程，她是一个很好的支持者。”我的得力助手，确保高层在正确的时间做正确的事情 由于2020年的社会动荡产生了重大影响，她带头推动公司的多元化、公平和包容性（DE&I）计划和她与人力资源部主管密切合作，帮助我将 DE&I 计划作为公司最高层的优先事项。”

对于一些领导者来说，“在办公室”的下属也会帮忙处理家庭事务。 溢达集团杨敏德表示：“作为一名女性董事长兼首席执行官，我在工作之外也需要一些支持。我需要有人照顾我的一生。我有两个家庭要照顾，还有一个95岁的老人。”妈妈：“我有一个私人助理可以帮我做这件事。”

领导者不应该让自己成为一台全速冲刺的“永动机”，或者“整天端着一杯水”，否则，最终可能会被救护车带走。 同样，“马拉松”也不是一个恰当的比喻，因为听起来商界的高层领导者没有时间放慢脚步喘口气。 一个恰当的类比是“间歇训练”，它涉及短时间的高强度运动，其间有休息和恢复期。 这是一种可持续的模式，可以让领导者在更短的时间内做更多的事情。

优秀领导者的日程安排是“紧而松”的。 安排周密但又灵活，可以轻松应对计划外的问题。 伟大的领导者知道如何划分并有意识地活在当下，无论是在工作还是在家里。 他们明智地保存能量，以避免跌入谷底，并确保他们的日程安排有足够的恢复时间，以避免精疲力尽。 最后，伟大的领导者会根据他们的需求和偏好建立专门的支持团队，以便他们对公司最有用。

最后，你的时间管理得好吗？ 你有什么好的时间管理方法吗？ 欢迎留言分享，您将有机会获得《杰出领导者的思维模型》一书。