一位资深司长40年工作36忌：要事毕回复的原因解析

某日，我亲自吩咐一位年轻的部下将一份文件递交至上级机关。然而，到了规定的时间节点，却迟迟未收到任何反馈。我并未催促询问，是担心此举会让他误以为我对他的信任有所动摇。尽管我没有与他取得联系，然而整个上午我都在挂念此事，直至中午在楼道偶遇他，却发现他并无回复之意。于是我询问材料是否已送达，他回答已经送到，并补充说明因负责接收材料的领导同志不在，所以他将材料交给了工作人员。当我追问为何没有及时回复时，他无言以对，我亦无言以对。自那之后，我决定不再特意委托他处理即便是微不足道的事情。

或许有人会质疑，既然你如此重视这份材料必须送达，为何不予以特别强调？事实上，目前此事尚不足以达到需要特别强调的级别。然而，对于上级交待的任务未能及时给予回应，恐怕并非微不足道的小事。常言道：处理大事考量能力，应对小事则考验品质。若连小事都难以信赖，又怎敢在重大事务上寄予厚望呢？

回想起我年轻时，确实常常做出一些不负责任的行为，那是因为在我的观念中，并没有形成明确的信念，总以为只要自己内心无疚，便无需过多考虑他人的感受。那时，即便事情结束后没有及时回复，也没有人对我进行指责。然而，当我开始委托他人办事时，这种强烈的意识才真正觉醒，那时我才意识到，自己可能已经得罪了很多人，也错过了许多良机。年轻气盛，缺乏成熟，往往忽视了他人的情感与需求，事情结束后，认为只是微不足道的小事，不屑一顾，因此难以获得他人对重要事务的信赖与委托。

四周常见那些可靠的人，办事效率高，事情办完即有反馈。在我工作的部门，同仁们已经主动从细微之处着手，每件事都有结果，每项事务都有回应。当然，还有那些让人倍感安心的同事，每当遇到重要事务，无论大小，你总会第一时间想到他们。你无需忧虑，你所托之事，他（她）必定铭记在心，全力以赴，及时反馈，确保你无需焦急等待。同样，你对待这类事情，也绝不敢疏忽，定会竭尽全力，给予他（她）一个满意的答复。这样的情形，这样的感受，唯有当事人彼此默契，方能共同体会，如同志同道合之人，共同享受这份信任的美好。值得称道的是，这样的人不仅对上司信守承诺，对待同事、陌生人以及下属也能一视同仁，无论大小事情都能得到他们的信赖，即便面对重大挑战也毫无问题。观察那些在机关中享有良好声誉的人，他们普遍具备这样的卓越品质，因而赢得了众人的好评。

在事业单位任职的往昔，我曾向年轻员工力荐《致加西亚的信》一书，书中讲述了一位名叫罗文的美国陆军中尉，在总统的委托下，不畏艰难险阻，成功将信件送达巴西岛上远方的加西亚将军手中，为美西战争的关键胜利立下了汗马功劳。纵使有千种理由让他无法完成任务，若将信件转交给他人亦无不可，但如此一来，他也就不再是罗文了。他所送达的，难道仅仅是一封信件吗？不，他所传递的是一位战士的信用，承载的是美国国家的未来。正因如此，那个送信的传奇故事在全球范围内广为传颂，其核心在于弘扬了忠诚与敬业的精神，彰显了人性中璀璨的一面。这也正是为何《致加西亚的信》一书在过去的100多年里，在全球范围内广受欢迎，并成为销量极高的畅销书之一。

完成工作后立即给予反馈，看似简单，但实际操作起来却颇为不易。送信递材料仅仅是表面功夫，本质上却是关乎如何为人处事，与承诺和诚信紧密相连。在我们周围，总有一些人在事情结束后必定会给予回应，而那些不给予回应的人只是少数，这主要是因为他们尚未认识到不回应的弊端以及及时回应的益处。或许有人会言，那些从不回应的人，或许其能力并不逊色，或许他们只是不拘小节、轻视琐事，然而他们或许具备成就大业的潜力。我坚信那些轻视琐事的人或许拥有所谓的“大能”，若一个人既有能力又让人信赖，那自然是极好的。然而，若在有能力与可靠两者之间只能选择其一，你又会作出怎样的选择呢？

为什么工作不建议群发消息？

在干部培训班授课期间，学生们渴望在课程结束后增进彼此间的交流。我回应道：“请各位将个人的电子邮箱地址告知我，我将据此发送相关资料。”其中一位干部提议：“老师，无需如此麻烦，您只需将资料发送至公共邮箱即可，这样大家都能看到，岂不是更简便？”我则解释：“我并不会进行群发，而是会根据每位同学的具体情况发送个性化的邮件，请各位还是直接提供邮箱地址为好！”

我不是在指责群发行为。在工作需求下，通过群发消息或发送至公共邮箱，有助于相关人员的信息共享；亦或是向部门内部人员发送通知，广泛传播工作信息，这是可以理解的。然而，我想要强调的是，信息的发布应当具有针对性，该发送的、应当发送的、需要发送的、可以发送的、以及不应发送的，都应有所区分，避免无序滥发。

滥发信息指的是什么？我来举一个例子。有些官员热衷于转发信息，他们什么都发，并无恶意，甚至有时是出于善意，旨在提供信息或是表达关心。然而，从客观角度来看，这种行为确实给人带来了一定的“打扰”。这种无心的“好意”有时也会引起他人的不悦。我曾进行过一个实验。针对同一篇文章，我向50人进行了群发，将其发送至公共邮箱，但只有寥寥数人对我进行了回复。逐个发送，超过九成的人都给予了回应，而且他们的回复中充满了各种建议和意见。若是群发，往往鲜有人回应，但若是单独发送，大多数人都会作出回应。这就像参加一个会议，如果没有座位标签，几乎没有人愿意主动往前坐。然而，一旦有了座位标签，每个人都会按照顺序找到自己的座位。

滥发信息为何被视作机关工作的禁忌？在这个信息爆炸的时代，我们每日承受的信息轰炸已不胜负荷，而那些滥发的信息，其对象纷繁复杂，数量庞大，品质参差不齐，极有可能干扰我们的正常工作与生活。若是政府机关也采取此种滥发信息的行为，那还算得上是政府吗？机关工作人员的个体行为理应与机关的职责相吻合，同样不应滥发信息。政府发布的信息需确保其准确性与权威性，若信息过量，则可能导致信息紊乱，模糊核心内容，分散公众的注意力。正如言语过多会削弱重点信息的分量，因此必须避免信息的滥用。发布信息需讲究方法，需明确信息的性质，需思考为何要发布该信息，以及如何有效地发布信息。我认为政府部门在发布信息时，应当恪守“仅发布必要内容，非必要信息则不予发布”的原则，否则，所发布的信息便会沦为无用甚至干扰视听的垃圾信息。

此事看似不大，实则不然。你需明白其为何不宜。此行为违背了政府机关的文化规范。信息的发送量多少，均有其讲究，正如歌曲《群发的短信我不回》中所唱，“滥发的信息我不愿阅读”。

为什么要建立逻辑框架？

小王曾向我诉苦，提及在一次由各科室人员共同参与的研讨会上，当他刚开始发言不久，主持人便打断了他的话，阻止了他继续阐述观点。听完他的描述，我明白了为何他被打断。会议主持人需尽力确保每位与会者在规定时间内充分表达，然而面对那些对要求极为严格的领导，他们可能觉得你的发言偏离主题，且耗费时间，于是便可能阻止你继续发言。若他们不解释原因，这无疑会让人感到十分沮丧。另一方面，即便让小王来阐述，他所面临的问题依旧存在，那就是他的思维不够清晰，未能紧扣主题展开论述。因此，小王需要从自身出发，着手解决这一逻辑上的模糊之处。

在我们机关内部所谈论的逻辑，并非指的是形式逻辑或“三段论”等修辞学的范畴。通常我们所强调的逻辑，指的是思维过程中的条理性。每一个主题都包含了一系列不可或缺的核心要点。在考试答题时，最显著的案例莫过于此。以一道满分为10分的简述题为例，题目要求阐述四个要点。我洋洋洒洒写了300字，却只触及了一个要点，因此只能得到3分。而你尽管只用了100字，却将四个要点都涵盖在内，得分至少为9分。这里的“要点”实则反映了思维规律，简而言之，即是“是什么”、“为什么”以及“怎么办”。

叔本华曾言：“思维清晰者，方能表达得明。”在大多数情形下，我们往往在无意识中思考与表达，因而常常缺少条理，导致所谓的逻辑混乱。

多年来，我对这一规律一无所知，无论是说话还是撰写文章，都感到困惑，不知从何说起，随心所欲，缺乏条理，逻辑混乱，因此长时间感到烦恼。然而，在领导的指引和项目培训的帮助下，我逐渐明白，围绕一个主题，总有一些关键问题需要我们解答。最根本的疑问涉及“何为、缘由、如何应对”，当然，这些可以进一步深化和扩充，例如“如何”也是逻辑结构中不可或缺的一环，正如新闻报道中的“五个要素”那样，若缺失便显得不完整。这些关键要素共同构筑了我们思考和表述的逻辑框架。无论是撰写文章还是发表讲话，不论时间与篇幅的长短，都遵循这一原则。

在交流与写作过程中，我们通常不会生硬地按照“是什么、为什么、怎么办”的顺序逐一作答，而是会根据实际情况灵活运用不同的结构，比如先“提出疑问、分析原因、寻求对策”，或者采用“提出观点、提供论据、进行论证”的方式，亦或是遵循“追溯起源、描述现状、展望未来”的路径。尽管形式多样，但它们都遵循着清晰的逻辑结构，旨在全面解答“是什么、为什么、怎么样、怎么办”等问题。撰写文章时，我常犯的错误是遗漏了“如何”或“如何处理”，这使得文章的逻辑显得不够清晰，一目了然。

领悟到这一点后，我自觉地将在工作中构建逻辑框架的理念贯穿始终，经过多年的深思熟虑，我形成了一套“五要素工作法”，即概括出任何工作都需解决的五个关键问题，分别是“理念、目标、机制、内容、方法”。无论是制定规划、开展项目、组织会议或活动，都必须解答这些不可或缺的问题，也就是对“是什么、为什么、怎么样、怎么办”等基础问题的回应。

“五要素工作法”中的首要“理念”至关重要，却常被忽视。这一理念对于我们的宏观管理和具体操作都极为关键，它是精神的核心，是行动的指南。若未能树立正确的思想理念，仅仅为了实现某个目标，即便目标得以实现，也可能导致方向出现偏差。

目标必须清晰界定，然而一旦目标出现偏差或与理念、指导思想相悖，便需作出相应调整，确保其始终服务于思想理念。

还有所谓的“机制”，它是各项工作的根本保障。通常包含五个关键要素：组织领导、政策制度、人员网络、经费投入以及考核评估。若缺失其中任何一项，都无法确保理念和目标的顺利实现。

在确定了上述内容与方法之后，实现和优化它们并非难事。多年来，我通过实践“五要素工作法”持续进行验证，发现其适用性较强，这便是我对构建逻辑框架的感悟。

简短的文章与演讲，亦需逻辑支撑。观察我在若干场合与干部交流时发现，众多发言者在即兴发言时，往往缺乏逻辑思考的意识，往往是想到哪里说到哪里，缺乏条理，这显现出逻辑思维的不足。我总结出一种“一分钟倡导法”，即便在极短的文章或时间内，也应回答“何为—缘何—如何”，确保逻辑结构清晰。有目的地构建逻辑结构，这是机关干部必须熟练掌握的一项基本技能。

为什么不要说出格话？

年轻时，我曾与一位青年干部同行，偶遇我们的上级领导。领导便对那青年言道：“你先前请假返乡，有人传言你并非家中有事，而是另有他图。”那青年怒气冲冲地反驳：“谁胡说的，我要跟他拼命！”显然，领导并未透露是谁散布了这样的流言。事后，领导见我仍对那句话耿耿于怀，便提醒道：“他怎么这样说话！得小心行事。”这位青年干部所言实在太过分。此类话语虽非出自真心，难以真正伤害到他人，但任何听者都会感到不悦，更会引发人们对该青年行为的担忧与关注。

各种过分的言论形式繁多，诸如“狠话”如“我必让你付出代价”；又或是“脏话”，涵盖了各种国骂；还有那些明明知道许多人会反感却仍乐此不疲的“黄段子”；此外，政治笑话也时不时地出现在人们耳边；而一些媒体曝光的公务人员令人震惊的言论，也属于这类出格话。曾有一位市民因丢失身份证而拨打110求助，结果双方发生了争执，警方接线员竟然说：“你活该遭受盗窃。”接线员身份或许并非公务员，然而一旦获得国家机构授权执行公务，便等同于国家工作人员，其言论亦可能越界。此外，还有人以言语行为彰显，比如某地一位救护车驾驶员在运送危重病人时播放音乐并高歌，此举激怒了患者家属，同样被视为越界之语。

发表不当言论，首先在于思想认识层面存在问题，将个人言行与普通大众等同视之，忽视自身言行受到机关规范制约，影响机关整体形象；其次，无法准确分辨事物的对错，以个人喜好为标准评判是非，个人利益至上，只顾个人言论畅快，忽视行为可能带来的后果；再者，言不由衷，言语快于思考，所言未必是心之所想，胡言乱语可能产生错误；此外，还有偏执心态，只追求特定效果而忽视可能的后果，不顾及他人感受，反而弄巧成拙，引发误解和反感。这些过激之词往往在不经意间脱口而出。若是在深思熟虑之后发言，先透彻了解自己行为的可能后果及其不良影响，通常便不会轻易说出那些越界之言。

政府机关是社会的组织者与管理者，并非单一的自由团体。它肩负着代表社会规范的重任，其言行举止需接受社会的审视。在此过程中，政府机关的示范作用显得尤为关键。鉴于其工作性质，政府机关在语言文字表述上必须做到准确无误，绝不允许有任何疏忽与随意。任何员工的发言一旦被公之于众，作为政府形象的体现，理应得到绝大多数人的认可与赞同，且不应刻意追求出人意料的效果。

思想偏离常规是行为越轨的体现，若思想越轨，便可能言辞失当或行为不当，然而政府工作室对此持严格禁止态度。一旦行为越轨，其后果将损害社会利益。这种问题并非个人性格、习惯或偏好的问题，而是与机关职责紧密相关。那些不符合规范的行为，往往超出了普通人的接受底线，所带来的负面影响不容忽视。包括有的干部把领导喊成“老板”“老大”等等，这也是出格话。

这种观点将政府机关的工作关系描绘成了私人雇佣以及人身依附的关系，这样的看法真的能确保工作中的无误吗？即便是那些所谓的幽默话语，我们也需留意，并非完全不能使用，然而绝不能被误解，内容上必须真实，态度上必须严肃，故弄玄虚实非上策。有人认为政府机关的干部缺乏幽默感，这其实也是无奈之举，因为幽默并非随意可为。

言辞不当会损害发言者的形象，同时也会损害机关的声誉，可能干扰机关的正常运作，甚至引发严重后果，此类教训比比皆是。因此，机关工作人员必须重视自己的言行举止，因为你们所代表的是整个机关。

为什么不要“两副嘴脸”？

干部离开领导办公室后，面对领导时脸上洋溢着笑容，点头哈腰，但门关上后，他立刻转过头，脸上的表情瞬间消失，让我感到震惊：他的脸色变化如此之快，显然之前的笑容是强颜欢笑，转瞬间变得冷漠如冰。这让我对他留下了极为不佳的印象。实际上，我并非首次目睹他人展现出此类行为；尽管多数人的表现没有我所提及的那位那么剧烈，然而，他们变换表情的情景却时常出现在我们的视线中。

参与某些活动时，我们常目睹主办方在接待各式宾客时变换着不同的面部表情；若这些表情有所差异，尚可接受；然而，若在同一时间、同一地点对众人的态度反差极大，便会让人感到极不舒服。即便你对我热情款待，却对他人冷淡相待，我也会对你的诚意产生怀疑；这如同某些餐馆在迎接顾客时高呼“热烈欢迎”，却面无表情、缺乏真情，如此还不如不喊。

这或许是一种普遍现象，我在不少发达国家都曾目睹过类似的情形。不少所谓的官员或政治人物，在与你交谈时，总会展现出一种职业化的微笑，那笑容既显得有些夸张，又带着几分生硬，或许是为了表示礼貌；然而，当他们转过脸去面对他人时，却又换上了另一副表情。

有人夸赞或深感认同这种风格，国内亦有人迅速模仿，然而我对此深感不以为然。与人交往，礼貌不可或缺，微笑亦是佳选，然而若缺乏真诚，缺失应有的敬意，刻意营造的职业表情反而可能弄巧成拙，适得其反。或许他们并未意识到自己的行为如同戏剧般夸张，甚至可能沾沾自喜于这种表演，但这样的表情实在令人难以接受。变脸表情虽然是外在的，但它反映出来的确是思想品格的问题。

作为政府部门的一员，展现出这种翻脸无情的举动实属不当。政府部门服务于公众，面对广大民众，应当秉持公平公正、一视同仁的原则，既不能伪装，更不能随意改变态度。所谓的变脸行为，往往带有虚假的成分，既不真诚，也不坦率，通俗地说，就是“两面派”，这种行为严重损害了个人的形象以及机关的整体形象。

要想摒弃变换面容的举动，首要任务是调整心理状态。需保持真诚与自然，待人友善，对待每个人都要公平无私，内外一致，不可表现出势利，也不应卖弄小聪明。常言道，面部表情反映内心，你的表情变化揭示了你的性格扭曲，情感不真挚，即便笑容灿烂，也是虚假的，因非发自肺腑。无论你如何运用面部肌肉，群众的洞察力是敏锐的。这种伪装与不自然的表现，都会干扰我们与人之间的交流和协作。真诚地对待每一个人，我们机关干部理应知晓并掌握，内心中的真善美能够通过面部表情显现出来，这种表情不仅能够与众人进行交流，还能进行深入的对话，因此，让我们从内心深处出发，展现出我们应有的表情。

为什么说机关里的“误人子弟”不亚于学校和社会？

那位干部告诉我，上司要求他撰写一份报告，却并未明确指示写作方法。他按照自己的理解尝试着完成了报告，呈递给上司审阅。上司仅瞥了两眼，便断然表示不合适，要求他重新撰写，却依旧没有给出具体的写作指导。干部稍作修改后再次提交，结果依旧被退回，上司再次要求他重写。如此反复，干部最终感到无计可施，索性不再修改，直接提交了原稿。出乎意料的是，这次上司并未提出任何意见，便批准了报告，这一结果让人既感到哭笑不得。

机关内部此类情况并不鲜见。司处长在分配任务时表述模糊，关键问题亦不组织讨论，“糊里糊涂地指导别人明白”，亦或是“明明白白地让人变得糊涂”，导致下属们无所适从，稍有不慎便遭责难。身为领导，却不知羞耻，反而沾沾自喜，看着下属们困惑迷茫，自己却洋洋得意，实在让人难以理解这样的领导究竟是如何思考问题的。

从表面上看，领导个人能力出众，而下属似乎表现不佳。然而，由于领导过于主观独断，既不提供帮助也不进行指导，导致下属无法获得必要的指导和援助，进而影响其能力提升。这样一来，领导自身也承受着巨大的压力，同时还抱怨下属工作效率低下。这里存在一个常见的误解，部分领导者误以为他们的主要任务仅仅是管理部下，却未意识到领导的核心职责并非仅仅是管理，而在于激发和挖掘下属的积极性和潜能，引导他们自发自觉地发挥主导作用，高效完成工作任务。仅凭管理手段是难以达到预期效果的，真正的关键在于领导力和影响力。

青年干部在某个部门长期停滞不前，有时甚至长达十数年，而领导们往往很少反思自身问题。不少青年干部在不知不觉中遭受了耽误，仅需短短三五年，便可能对其一生造成深远影响，这便是所谓的“误人子弟”。实际上，在机关单位中，“误人子弟”的情况并不少见。许多人认为机关内部成员都已成年，主要职责在于完成工作任务，由于工作繁重，传授经验和帮助后辈的意识逐渐变得薄弱。他们似乎忽略了在确保工作质量的同时，还应当加强团队建设，培育机关中的杰出人才。

注重事务而非个人，强调应用而非培育，已成为近年来机关中广泛存在的不正之风。这主要是因为工作内容繁杂、任务繁重，导致人们将完成工作视为首要任务，而忽视了提升下属全面能力和素质的重要性。

因为我亲身经历了相关情况，所以在担任司长职务的过程中，我特别重视将完成工作任务与推动干部成长紧密融合。我了解到，听说读写练是机关干部日常工作的基础技能，因此我们的党支部党建活动致力于协助党员和干部在听说读写练的实际操作中不断提升和进步。

听，青年干部需深入学习贴近实际，倾听民众心声，以此增进与民众的思想情感；说，举办“讲述时事”“我来主持”等活动，让干部站立发言，增加口语表达和实践锻炼；读，推行“共读一本书”的举措，让个人学习所得得以共享，打造成为中央国家机关的知名活动品牌，众多干部多次被邀请至各部委机关进行交流演讲；写，当我要求下属撰写文稿时，总会与他们商讨，详尽阐述我的创作思路。对于关键性的文章或报告，我们通常会进行集体研讨，毫无保留地各抒己见，以确保执笔的年轻干部能够清晰思路，充分展现个人才华；同时，我们积极安排干部下沉基层锻炼，将外出演讲的机会优先给予年轻人，及时对青年干部的优点和特长给予鼓励和表彰，重视他们思想境界的提升，助力他们的成长与发展。

若你希望建立他人，自身亦需站稳脚跟；若你盼着他人成功，自己亦须先取得成就。若你无法成就你的下属，你的成就也将受限。你心中所容纳的人数，便决定了你作为领导者的地位，这是你在机关中能否有所发展，能否成为优秀领导的关键因素。